Conseils pour les organisateurs d’événements pour la première fois
Planifier une retraite est un peu comme planifier des vacances, sauf que votre famille sera plus indulgente si quelque chose ne va pas. Si vous commercialisez votre retraite auprès de clients haut de gamme, ils s'attendent à ce que tout se déroule sans accroc, surtout s'ils paient le prix fort pour y assister.
Si vous envisagez d'organiser une retraite privée pour vos meilleurs clients, voici quelques conseils :
1. PLANIFIEZ SOIGNEUSEMENT VOTRE BUDGET.
Vous êtes toujours en affaires pour gagner de l’argent, alors créez un budget réaliste et fixez un prix suffisamment élevé pour continuer à réaliser des bénéfices. Vous aurez besoin d'un lieu, de services de restauration, de conférenciers invités et de divertissements. En ce qui concerne les conférenciers invités, vous aurez besoin d'argent pour payer non seulement leurs frais de parole, mais également leurs frais de transport, d'hébergement et de nourriture. Les divertissements peuvent inclure des frais d’excursion et/ou des frais de représentation ainsi que les frais de déplacement des artistes.
2. LAISSEZ-VOUS ASSEZ DE TEMPS POUR PLANIFIER.
Pensez à planifier une retraite privée semblable à celle d’un mariage. Pouvez-vous le faire dans trois mois ? Sûr que vous pouvez; mais sera-t-il aussi luxueux et spécial que si vous vous accordiez une année complète à planifier ? Préférablement pas. Accorder suffisamment de temps pour planifier élargit vos options en matière de lieux, de restauration et de conférenciers invités. Au lieu de devoir vous contenter de celui qui est encore disponible, vous avez désormais la possibilité de réserver le meilleur du meilleur dès le début, ce qui impressionnera et séduira tous vos clients premium.
3. PRÉVOYEZ DU TEMPS LIBRE POUR VOUS DÉTENDRE OU RÉSEAUTER.
Vos clients veulent-ils avoir du temps pour réseauter avec les autres ou veulent-ils que chaque seconde de leur journée soit planifiée ? La surcharge d'horaires est une erreur courante chez les planificateurs de retraite pour la première fois ; c'est leur crainte de ne pas offrir suffisamment pour satisfaire leurs participants et justifier la dépense. Mais trop planifier leurs journées entraînera des invités épuisés qui auront l'impression qu'ils auront besoin de vacances loin de la retraite, ce qui entraînera inévitablement de mauvaises critiques.
4. PRÉPAREZ-VOUS AUX URGENCES.
Demandez à votre établissement s'il y a une personne en technologie parmi son personnel. Vous ne voulez pas être pris au dépourvu si vous rencontrez un problème avec les micros ou la vidéo quelques minutes avant que votre conférencier principal ne monte sur scène. Vous aurez besoin de quelqu'un sur place qui sache comment résoudre ces problèmes rapidement. Il en va de même si un conférencier tombe malade ou si une excursion extérieure est annulée. La capacité d’agir rapidement dans ces situations se reflétera bien sur votre professionnalisme et votre organisation.
5. VÉRIFIEZ LES RÉFÉRENCES ET LES AVIS AVANT DE PAYER LES DÉPÔTS.
Très souvent, les dépôts ne sont pas remboursables, alors faites preuve de diligence raisonnable avant de payer de l'argent. Cela inclut la lecture de critiques sur le lieu, les traiteurs, les conférenciers, les divertissements, les excursions, les photographes, etc. Toute personne que vous devez embaucher doit être soigneusement examinée et doit communiquer rapidement avec vous. Lisez entièrement tous les contrats avant de les signer et, si nécessaire, faites-les passer par votre avocat pour plus de sécurité.
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