L’efficienza è la chiave per un business senza stress

Chi non ama l'automazione? I carrelli della spesa e i siti di abbonamento automatizzano le vendite e la distribuzione dei contenuti. I risponditori automatici via e-mail automatizzano la creazione di relazioni. E le app di calendario automatizzano la tua pianificazione, ponendo fine al frustrante avanti e indietro nel fissare gli appuntamenti.

L'automazione non solo ti fa risparmiare tempo, ma aiuta anche a garantire qualità e coerenza. Immagina quanto sarebbe confuso per i tuoi clienti se non avessi un carrello degli acquisti, ma inviassi loro invece una fattura per ogni acquisto e ogni fattura corrispondesse a un costo diverso. O cosa succederebbe se il tuo corso di coaching di gruppo di 16 settimane a volte arrivasse via e-mail, a volte nel tuo gruppo Facebook, e a volte per niente?

Questi potrebbero sembrare esempi sciocchi ed esagerati, ma è proprio per questo che esistono gli strumenti di automazione: per far sì che tutto funzioni senza intoppi e come previsto.

Puoi automatizzare tutto? No. Ma puoi implementare lo stesso livello di efficienza e coerenza creando sistemi e flussi di lavoro.

DOCUMENTARE TUTTO

Cosa accadrebbe se il tuo project manager o il VA esecutivo non fossero più in grado di lavorare? Potresti facilmente (e rapidamente) addestrare qualcun altro a subentrare? Per troppi piccoli imprenditori, la risposta a questa domanda è un NO definitivo.

Quando tutte le istruzioni per completare un compito risiedono solo nella testa di una persona, ti sei preparato alla catastrofe. Certo, nel caso in cui qualcuno si ammali o vincesse alla lotteria, probabilmente ti riprenderesti, ma quanto tempo ci vorrebbe?

Piuttosto che rischiare di avere problemi con accessi e procedure, documenta ogni attività della tua azienda, da come gestisci la tua posta elettronica a come viene lanciato un nuovo prodotto. In questo modo, se il tuo miglior VA decide di fuggire con il suo Principe Azzurro, un altro membro della squadra può intervenire e coprirla.

CERCARE SISTEMI PIÙ EFFICIENTI

Solo perché la nonna ha sempre impastato il pane a mano non significa che quello sia ancora il modo migliore di fare le cose oggi. Ora il nuovo robot da cucina elimina tutto il lavoro dalla preparazione del pane, pur mantenendone il sapore.

Dove puoi rendere la tua attività più efficiente, pur mantenendo la personalità e il marchio che i tuoi clienti amano e di cui si fidano?

Prendere in considerazione:

• Una soluzione di help desk in hosting con “risposte predefinite” alle domande più comuni. Fai clic su un pulsante e rispondi in pochi secondi invece di digitare una risposta di 3 paragrafi.

• I modelli di documenti garantiscono che tutto sia formattato in modo da corrispondere al tuo marchio e ti faranno risparmiare ore su ogni foglio di lavoro, guida alle risorse e persino pagine di vendita e post di blog.

• Duplica i tuoi progetti ripetibili all'interno del tuo sistema di gestione dei progetti, modifica le date e i dettagli chiave e invece di dedicare 30 minuti ad assegnare attività al tuo team, impiegherai 30 secondi.

Potrebbe anche essere il momento di aggiornare i tuoi strumenti, se quello che stai utilizzando non è più efficiente come potrebbe essere. Ad esempio, se il tuo autoresponder non può spostare i clienti da una canalizzazione di posta elettronica a un'altra in base al loro comportamento, stai perdendo delle vendite. Prendi in considerazione l'aggiornamento ad Active Campaign, Ontraport o anche Infusionsoft per rendere il tuo processo di vendita più automatizzato.

Dai un'occhiata alla tua attività e alle attività che tu e il tuo team eseguite ogni giorno. Dove puoi essere più efficiente? Quali strumenti ti aiuterebbero a massimizzare il tuo tempo? Apportare modifiche in queste aree aggiungerà ore alla tua giornata e ridurrà notevolmente anche i livelli di sopraffazione e stress.