Come sistemare tutto

Se hai mai guardato un altro imprenditore e ti sei chiesto come riesce a portare a termine tutto, la risposta potrebbe sorprenderti.

Ha dei buoni sistemi.

È vero. Le persone più produttive hanno tutte una cosa in comune: non reinventano la ruota ogni giorno. Invece, hanno trovato il modo migliore e più efficiente per svolgere ogni attività e hanno creato un sistema per fare proprio questo.

Non importa in quale attività operi e quali progetti ti ritrovi ad affrontare, un approccio sistematico ti aiuterà a:

La magia dei modelli

Quante volte rispondi alle email di potenziali clienti? Che ne dici di rispondere ai reclami dei clienti? O inviare un'e-mail ai tuoi partner JV su un lancio imminente?

Tutte queste attività e altre ancora diventano semplici quando crei modelli di riempimento che possono essere riproposti per casi/persone specifici. I modelli possono essere semplici come una "risposta predefinita" nel tuo client di posta elettronica o nell'help desk oppure puoi utilizzare software come Text Expander (per Mac) o Phrase Express (per Windows). Potresti anche creare un documento modello in Dropbox o Google Drive per ospitare tutti i tuoi modelli per un accesso più semplice.

Anche se i modelli ti faranno sicuramente risparmiare tempo, la vera bellezza è che una volta creati, puoi facilmente esternalizzare cose come la posta elettronica e persino le vendite. Istruisci semplicemente il tuo assistente sull'uso corretto dei tuoi modelli e sarai libero di fare altre cose più importanti.

Le liste di controllo prevengono gli errori

Potrebbe sembrare controintuitivo, ma quando si eseguono le stesse attività più e più volte, è facile perdere un passaggio fondamentale. Potresti pensare di aver pagato i tuoi affiliati questo mese (potresti anche ricordare di averlo fatto) solo per guardarti indietro e vedere che non è mai stato completato.

Ma quando si implementano le liste di controllo, improvvisamente diventa molto più difficile perdere un compito importante.

Puoi creare facilmente liste di controllo per tutte le tue attività e progetti comuni utilizzando nient'altro che un documento di testo. Se gestisci un team, le liste di controllo nel tuo sistema di gestione dei progetti ti consentono di vedere esattamente quali attività sono state completate e quali sono ancora in sospeso.

Modelli ed elenchi di controllo trasformano gli imprenditori intelligenti in superstar della produttività ed è facile iniziare. La prossima volta che rispondi a un'e-mail a cui hai già risposto in precedenza, salva la risposta. La prossima volta che imposti un nuovo prodotto nel carrello o crei una nuova pagina di attivazione, prenditi il ​​tempo necessario per registrare i passaggi. Questi documenti renderanno i progetti futuri più facili e veloci da completare e, soprattutto, potrai invece consegnarli al tuo assistente.