Suggerimenti per organizzare un evento dal vivo di successo

Avere un evento dal vivo di successo richiede un po' più di lavoro rispetto a un webinar o un teleseminar, ma sono molto più redditizi e divertenti. Certo, ci vuole un po' di pianificazione, ma se segui questi suggerimenti sarai sulla buona strada.

1. Avere un obiettivo chiaro – La tua prima esigenza è avere un obiettivo chiaro per l'evento. Questo è l'unico modo per commercializzarlo con successo al tuo pubblico e ai potenziali partner e sponsor della JV. Le persone possono vedere quando qualcosa è ben considerato o meno.

2. Trova partner JV : un partner di joint venture (o due o tre) può aiutarti a realizzare un evento molto più grande e ben frequentato rispetto a se avessi fatto tutto da solo. I partner della JV dovrebbero essere persone che offrono prodotti e servizi complementari ai tuoi piuttosto che concorrenti diretti.

3. Assumi un organizzatore di eventi – Il costo di un organizzatore di eventi vale più che la pena se consideri tutte le piccole cose che devono essere fatte per garantire che il tuo evento si svolga senza intoppi. Un organizzatore di eventi esperto può effettivamente farti risparmiare denaro aiutandoti a prevenire errori costosi.

4. Recluta volontari – Una volta che sai che l'evento avrà luogo e hai venduto alcuni biglietti, è il momento di reclutare alcuni volontari. I migliori volontari sono quelli che si sono iscritti per ricevere informazioni sul tuo evento ma per qualsiasi motivo non possono permettersi di andare ma rientrano nel tuo gruppo demografico.

5. Commercializza ovunque – Bene, commercializza ovunque il tuo pubblico viva, giochi, lavori e socializzi. Il tuo marketing dovrebbe essere diretto e specifico per ottenere una buona risposta. Puoi avere Google Hangouts, webinar, articoli, post di blog, eReport e altro ancora per promuovere il tuo evento. Tutti i soggetti coinvolti dovrebbero promuovere l'evento con questi metodi. Considera anche la possibilità di pubblicizzare il tuo evento sul giornale locale per attirare nuove persone che potrebbero non trovarti online.

6. Raccogli lead : durante il tuo marketing, trova modi per raccogliere lead perché le persone a cui ti rivolgi direttamente via e-mail hanno maggiori probabilità di iscriversi al tuo evento rispetto alle persone che trovano le tue informazioni in altri modi. Considera la possibilità di consentire anche agli affiliati di commercializzare il tuo evento.

7. Sponsorizzazioni del territorio : se riesci a ottenere uno sponsor ben noto per il tuo evento, il tuo evento sembrerà ancora più impressionante quando dici "sponsorizzato dalla società xyz" se quella società o entità è ben conosciuta e apprezzata dal tuo pubblico.

8. Scegli la sede giusta – Una delle decisioni più importanti che prenderai sarà dove si svolgerà la tua serata. Assicurati che lo spazio sia adatto alle dimensioni del tuo evento. Non vuoi che le persone si sentano troppo affollate o come se fossero inghiottite dal locale. Vuoi anche che lo stile dell'evento si adatti allo stile del tuo pubblico in termini di preoccupazione su cosa indossare e come presentarsi.

9. Ottieni assistenza tecnica : anche se sei bravo con la tecnologia, i monitor, i computer, i microfoni e quant'altro, vuoi davvero che qualcun altro si prenda cura di questi problemi. Vuoi essere una personalità all'evento, non una persona tecnica perché ti toglierà un po' di divertimento. Avrai abbastanza cose da fare così com'è.

10. Praticare la performance – Il tuo discorso, l'ordine dei discorsi, l'uso della tecnologia e così via devono essere completati sul posto nel luogo dell'evento, quando possibile, per evitare problemi con l'illuminazione, la tecnologia o persino salire un gradino o due per salire sul podio. Questo ti farà sembrare più professionale ed eviterà contrattempi.

11. Tecnologia di test – È stata menzionata più di una volta in questo elenco, ma è davvero importante. Dovresti chiedere ai relatori di inviarti una copia della loro presentazione prima dell'evento in modo che se succede qualcosa tu ne avrai una copia, loro avranno una copia e metteranno una copia nel cloud per ogni evenienza. Ma non dare per scontato che Internet funzioni. Avere piani di riserva.

12. Consentire delle pause – Non dimenticare di inserire delle pause realistiche nel tuo evento in modo che i partecipanti non si sentano troppo stanchi o a disagio. Anche i discorsi interessanti possono far addormentare le persone se sono a disagio, hanno fame o hanno bisogno di usare il bagno.

13. Assicurarsi che la temperatura sia confortevole – Una componente molto importante di un evento di successo è la sensazione che l'ambiente percepisce i partecipanti. Non vuoi che faccia troppo freddo o troppo caldo nel luogo. Se c'è un problema, chiedi che venga risolto per conto dei tuoi ospiti.

14. Servire cibo sano – C'è la tentazione di impazzire e servire cibo pesante che sconvolgerà e stupirà i partecipanti, ma vuoi davvero che si concentrino sul tuo messaggio e non sul loro stomaco pieno e possibilmente malato e sovralimentato. Offri opzioni per diversi tipi di persone. Puoi intervistare coloro che hanno acquistato un biglietto per assicurarti che la scelta del cibo sia adatta alla maggior parte delle persone.

Una buona pianificazione e molta previdenza contribuiranno a garantire che il tuo evento abbia un enorme successo. Non solo, ma sarai in grado di creare un'uscita proficua e divertente per tutti i soggetti coinvolti.