Consigli per gli organizzatori di eventi per la prima volta
Pianificare un ritiro è molto simile a pianificare una vacanza, tranne per il fatto che la tua famiglia sarà più indulgente se qualcosa va storto. Se stai commercializzando il tuo ritiro a clienti premium, si aspettano tutti i fronzoli e si aspettano che le cose vadano senza intoppi, soprattutto se stanno pagando un sacco di soldi per partecipare.
Se stai pensando di organizzare un ritiro privato per i tuoi migliori clienti, ecco qualche consiglio:
1. PIANIFICA ATTENTAMENTE IL TUO BILANCIO.
Sei ancora in affari per fare soldi, quindi crea un budget realistico e stabilisci un prezzo abbastanza alto in modo da ottenere comunque un profitto. Avrai bisogno di una sede, di servizi di catering, di relatori ospiti e di intrattenimento. Quando si tratta di relatori ospiti, avrai bisogno di soldi per pagare non solo il loro compenso, ma anche le spese di trasporto, alloggio e cibo. L'intrattenimento può includere quote di escursione e/o compensi per lo spettacolo insieme alle spese di viaggio per gli artisti.
2. LASCIATI ABBASTANZA TEMPO PER PIANIFICARE.
Pensa a pianificare un ritiro privato in modo simile alla pianificazione di un matrimonio. Puoi farlo in tre mesi? Certo che puoi; ma sarà lussuoso e speciale come se ti fossi concesso un anno intero per pianificare? Molto probabilmente no. Concedere abbastanza tempo per pianificare amplia le tue opzioni per quanto riguarda la sede, il catering e le opzioni per i relatori ospiti. Invece di doverti accontentare di chi è ancora disponibile, ora hai la possibilità di prenotare in anticipo il meglio del meglio, cosa che impressionerà e attirerà tutti i tuoi clienti premium.
3. CONCEDERE TEMPO LIBERO PER RILASSARSI O FARE RETE.
I tuoi clienti vogliono tempo per fare rete con gli altri o vogliono programmare ogni secondo delle loro giornate? La pianificazione eccessiva è un errore comune con chi pianifica un ritiro per la prima volta; è la loro paura di non offrire abbastanza per soddisfare i partecipanti e giustificare la spesa. Ma programmare troppo le proprie giornate porterà gli ospiti esausti a sentirsi come se avessero bisogno di una vacanza dal ritiro, il che porta inevitabilmente a recensioni negative.
4. PREPARARSI ALLE EMERGENZE.
Chiedi alla tua sede se hanno una persona tecnologica nello staff. Non vuoi essere impreparato se hai un problema con i microfoni o il video pochi minuti prima che il tuo relatore principale salga sul palco. Avrai bisogno di qualcuno sul posto che sappia come risolvere rapidamente questi problemi. Lo stesso vale se un relatore ospite si ammala o se un'escursione esterna viene cancellata. La capacità di agire rapidamente in queste situazioni si rifletterà positivamente sulla tua professionalità e organizzazione.
5. VERIFICA REFERENZE E RECENSIONI PRIMA DI PAGARE I DEPOSITI.
Molto spesso i depositi non sono rimborsabili, quindi fai la dovuta diligenza prima di pagare qualsiasi somma. Ciò include la lettura di recensioni sulla sede, sui catering, sui relatori, sull'intrattenimento, sulle escursioni, sui fotografi, ecc. Chiunque tu debba assumere dovrebbe essere attentamente controllato e dovrebbe essere veloce nel comunicare con te. Leggi tutti i contratti per intero prima di firmarli e, se necessario, falli consultare dal tuo avvocato per maggiore sicurezza.
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