Trouver et embaucher de l'aide pour votre événement en direct en personne

Lorsque vous prenez l'engagement d'organiser un événement en direct et en personne, vous aurez besoin d'aide. Peu importe si vous planifiez votre événement dans votre propre ville natale ou si vous voyagez dans un endroit lointain, faire appel à un organisateur d'événements et à d'autres vous fera économiser du temps, de l'argent et des maux de tête. De plus, vous pouvez toujours trouver des personnes qui se porteront volontaires pour vous aider en échange d'un billet d'événement gratuit et d'autres avantages.

Avant de commencer à demander des bénévoles ou à embaucher des organisateurs d'événements, il est important que vous compreniez quels sont vos objectifs. Les considérations importantes incluent les types d'équipement qui seront utilisés, les sujets qui seront abordés lors de l'événement, ainsi que votre budget. Une fois que vous savez ces choses, il est temps de commencer à obtenir de l'aide.

Certains des types d’aide dont vous pourriez avoir besoin incluent :

ASSISTANTS PERSONNELS

Il peut s'agir de quelqu'un qui est votre assistant virtuel et qui se fera un plaisir d'assister à l'événement pour vous aider en personne. Habituellement, vous couvrirez leur voyage, leur billet pour l’événement et les autres dépenses associées à leur arrivée. Si votre VA ne veut pas ou ne peut pas le faire, recherchez quelqu'un qui a de l'expérience lors d'autres événements en direct sur votre marché.

BÉNÉVOLES

Au sein de votre public, il y a des personnes qui aimeraient assister à l'événement mais qui ne sont peut-être pas en mesure de payer le prix du billet. Vous trouverez souvent des personnes qui se feront un plaisir d'assumer des tâches telles que s'occuper du bureau d'inscription, s'assurer que les invités se sentent à l'aise, répondre aux questions ou diriger la circulation en échange d'un billet gratuit.

PLANIFICATEURS D'ÉVÉNEMENTS

Un organisateur d’événements professionnel est toujours un élément important pour organiser un événement en direct réussi. Certains sites proposent un planificateur d'événements dans le cadre de leurs forfaits événementiels, mais vous pouvez également trouver des organisateurs d'événements en ligne et peut-être même parmi des personnes que vous connaissez déjà. En général, trouver un organisateur d’événements qui habite à proximité ou a travaillé avec le lieu en question est le meilleur choix.

PHOTOGRAPHES

Une bonne chose à considérer est d’avoir un photographe et un vidéaste à portée de main pour enregistrer l’événement en vue de promotions futures. Vous pourrez peut-être même bénéficier d'une réduction si vous acceptez de laisser le photographe gagner un peu d'argent en proposant des forfaits de portraits professionnels à prix réduit aux participants.

ASSISTANCE TECHNIQUE

N'oubliez pas que vous aurez des problèmes techniques et du matériel qui nécessiteront une touche professionnelle. Certains lieux événementiels ont du personnel à cet effet, mais ne font pas d'hypothèses ; assurez-vous que vous disposez de la bonne assistance technique sur place.

RESTAURATION

De nombreux lieux proposent un choix de menus et d'options de restauration, mais si ce n'est pas le cas, vous devrez trouver quelqu'un pour organiser votre événement. Plus vous assurez le confort et la nourriture de vos invités, plus vous pouvez les impliquer directement dans votre événement. Conseil : Ne leur donnez pas d'aliments lourds qui les rendent somnolents.

Embaucher des personnes et demander des bénévoles pour votre événement doit se faire tôt. Vous serez heureux d'avoir reçu une aide supplémentaire. N'essayez pas de tout faire vous-même si vous voulez réussir votre événement live et vous amuser aussi.