Comment tout systématiser
Si vous avez déjà regardé une autre entrepreneure et vous demandez comment elle parvient à tout faire, la réponse pourrait vous surprendre.
Elle a de bons systèmes.
C'est vrai. Les personnes les plus productives ont toutes un point commun : elles ne réinventent pas la roue tous les jours. Au lieu de cela, ils ont trouvé le moyen le meilleur et le plus efficace d'effectuer chaque tâche, et ils ont créé un système pour faire exactement cela.
Quel que soit votre secteur d'activité et les projets que vous affrontez, une approche systémique vous aidera à :
La magie des modèles
Combien de fois répondez-vous aux e-mails de clients potentiels ? Et si vous répondiez aux réclamations des clients ? Ou envoyer un e-mail à vos partenaires JV au sujet d'un lancement prochain ?
Toutes ces tâches et bien d’autres deviennent faciles lorsque vous créez des modèles à remplir qui peuvent être réutilisés pour des cas/personnes spécifiques. Les modèles peuvent être aussi simples qu'une « réponse standardisée » dans votre client de messagerie ou votre service d'assistance, ou vous pouvez utiliser un logiciel tel que Text Expander (pour Mac) ou Phrase Express (pour Windows). Vous pouvez même créer un modèle de document dans Dropbox ou Google Drive pour héberger tous vos modèles et y accéder plus facilement.
Même si les modèles vous feront sans aucun doute gagner du temps, la vraie beauté est qu'une fois qu'ils sont créés, vous pouvez facilement externaliser des tâches comme le courrier électronique et même les ventes. Instruisez simplement votre assistant sur la bonne utilisation de vos modèles et vous serez libre de faire d'autres choses plus importantes.
Les listes de contrôle évitent les erreurs
Cela peut sembler contre-intuitif, mais lorsque vous effectuez les mêmes tâches encore et encore, il est facile de manquer une étape critique. Vous pensez peut-être que vous avez payé vos affiliés ce mois-ci (vous vous en souvenez peut-être même) pour ensuite regarder en arrière et constater que cela n'a jamais été terminé.
Mais lorsque vous mettez en place des listes de contrôle, il devient soudainement beaucoup plus difficile de rater une tâche importante.
Vous pouvez facilement créer des listes de contrôle pour toutes vos tâches et projets courants en utilisant rien de plus qu'un document texte. Si vous gérez une équipe, les listes de contrôle de votre système de gestion de projet vous permettent de voir exactement quelles tâches sont terminées et lesquelles sont encore en suspens.
Les modèles et les listes de contrôle transforment les propriétaires d'entreprise intelligents en superstars de la productivité, et il est facile de démarrer. La prochaine fois que vous répondrez à un e-mail auquel vous avez déjà répondu, enregistrez votre réponse. La prochaine fois que vous créerez un nouveau produit dans votre panier ou créerez une nouvelle page d'inscription, prenez le temps d'enregistrer les étapes. Ces documents rendront les projets futurs plus faciles et plus rapides à réaliser et, mieux encore, vous pourrez les confier à votre assistant pour qu'il le fasse à la place.
