Conseils pour réussir un événement en direct
Organiser un événement en personne réussi nécessite un peu plus de travail qu'un webinaire ou un téléséminaire, mais ils sont beaucoup plus rentables et amusants. Bien sûr, cela demande un peu de planification, mais si vous suivez ces conseils, vous serez sur la bonne voie.
1. Ayez un objectif clair – Votre premier besoin est d’avoir un objectif clair pour l’événement. C’est la seule façon de le commercialiser avec succès auprès de votre public ainsi que des partenaires et sponsors potentiels de la coentreprise. Les gens peuvent voir quand quelque chose est bien pensé ou non.
2. Trouvez des partenaires de coentreprise – Un partenaire de coentreprise (ou deux ou trois) peut vous aider à organiser un événement beaucoup plus important et bien fréquenté que si vous le faisiez tout seul. Les partenaires de la coentreprise doivent être des personnes qui proposent des produits et services complémentaires aux vôtres plutôt que des concurrents directs.
3. Embauchez un organisateur d’événements – Le coût d’un organisateur d’événements en vaut largement la peine si l’on considère toutes les petites choses qui doivent être faites pour garantir le bon déroulement de votre événement. Un organisateur d’événements expérimenté peut réellement vous faire économiser de l’argent en vous aidant à éviter des erreurs coûteuses.
4. Recrutez des bénévoles – Une fois que vous savez que l'événement va avoir lieu et que vous avez vendu quelques billets, il est temps de recruter des bénévoles. Les meilleurs bénévoles sont ceux qui se sont inscrits pour obtenir des informations sur votre événement mais qui, pour une raison quelconque, ne peuvent pas se permettre d'y aller mais s'intègrent dans votre groupe démographique.
5. Commercialisez partout – Eh bien, commercialisez partout où votre public vit, joue, travaille et socialise. Votre marketing doit être dirigé et spécifique afin d'obtenir une bonne réponse. Vous pouvez avoir Google Hangouts, des webinaires, des articles, des billets de blog, des rapports électroniques et bien plus encore pour promouvoir votre événement. Toutes les personnes impliquées devraient promouvoir l'événement avec ces méthodes. Pensez également à annoncer votre événement dans le journal local pour attirer de nouvelles personnes qui pourraient ne pas vous trouver en ligne.
6. Collectez des prospects – Au cours de votre marketing, trouvez des moyens de collecter des prospects, car les personnes auprès desquelles vous commercialisez directement par e-mail sont plus susceptibles de s'inscrire à votre événement que les personnes qui trouvent vos informations par d'autres moyens. Pensez également à autoriser les affiliés à commercialiser votre événement.
7. Parrainages fonciers – Si vous parvenez à trouver un sponsor bien connu pour votre événement, votre événement paraîtra encore plus impressionnant lorsque vous dites « sponsorisé par la société xyz » si cette société ou entité est bien connue et approuvée par votre public.
8. Choisissez le bon lieu – L'une des décisions les plus importantes que vous prendrez est de savoir où aura lieu votre événement. Assurez-vous que l'espace est adapté à la taille de votre événement. Vous ne voulez pas que les gens se sentent trop à l'étroit ou qu'ils aient l'impression d'être engloutis par la salle. Vous souhaitez également que le style de l'événement corresponde au style de votre public, qui se soucie de quoi porter et comment se présenter.
9. Obtenez de l'aide technique – Même si vous maîtrisez la technologie, les moniteurs, les ordinateurs, les microphones, etc., vous voulez vraiment que quelqu'un d'autre s'occupe de ces problèmes. Vous voulez être une personnalité lors de l’événement, pas la personne technique, car cela vous enlèvera une partie du plaisir. Vous aurez assez de choses à faire comme ça.
10. Pratiquez la performance – Votre discours, l'ordre des exposés, l'utilisation de la technologie, etc. doivent être complétés sur place, sur le lieu de l'événement, lorsque cela est possible pour éviter tout problème d'éclairage, de technologie ou même de monter une marche ou deux pour monter sur le podium. Cela vous donnera tous une apparence plus professionnelle et évitera les accidents.
11. Technologie de test – Elle a été mentionnée plus d'une fois dans cette liste, mais c'est dire à quel point elle est importante. Vous devriez demander aux conférenciers de vous envoyer une copie de leur présentation avant l'événement afin que si quelque chose se produit, vous en ayez une copie, qu'ils en aient une copie et qu'ils en mettent une copie dans le cloud au cas où. Mais ne présumez pas qu’Internet fonctionnera. Ayez des plans de secours.
12. Prévoyez des pauses – N'oubliez pas de prévoir des pauses réalistes dans votre événement afin que vos participants ne soient pas trop fatigués ou mal à l'aise. Même des discussions intéressantes peuvent endormir les gens s’ils se sentent mal à l’aise, ont faim ou ont besoin d’aller aux toilettes.
13. Assurez-vous que la température est confortable – Un élément très important d'un événement réussi est la façon dont l'environnement se sent pour les participants. Vous ne voulez pas qu’il fasse trop froid ou trop chaud dans cet endroit. S'il y a un problème, demandez qu'il soit résolu au nom de vos invités.
14. Servez des aliments sains – Il est tentant de devenir fou et de servir des aliments lourds qui choqueront et impressionneront les participants, mais vous voulez vraiment qu'ils se concentrent sur votre message et non sur leur estomac plein, éventuellement malade et suralimenté. Proposez des options à différents types de personnes. Vous pouvez interroger ceux qui ont acheté un billet pour vous assurer que le choix alimentaire convient à la plupart des gens.
Une bonne planification et beaucoup de prévoyance contribueront à garantir que votre événement soit un énorme succès. Non seulement cela, mais vous serez en mesure de créer une sortie rentable et amusante pour toutes les personnes impliquées.
